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Utilisation des formulaires

À noter que tous les formulaires sont disponibles en version PDF et la plupart d’entre eux le sont en version interactive.

Pour remplir un formulaire en version PDF

  • Télécharger et imprimer le formulaire afin de le remplir complètement à la main, ou remplir les champs des formulaires à l’ordinateur et imprimer le formulaire afin d’y apposer la signature.
  • Numériser et retourner le formulaire par courriel ou télécopieur au 705 362-7518.

Pour remplir un formulaire en version interactive

  • Insérer les informations dans les champs appropriés du formulaire.
  • Soumettre afin que la coordination des stages reçoive le tout automatiquement par courriel. 

Inscription de l’organisme d’accueil

L’organisme d’accueil qui souhaite recevoir une étudiante ou un étudiant stagiaire doit remplir le formulaire inscription de l’organisme d’accueil et le faire parvenir à la coordination des stages. Ce processus ne s’effectue qu’une seule fois, sauf en cas de changements importants. En raison de la brièveté des stages, on demande aux organismes d’accueil de fournir une version abrégée de leurs politiques et procédures en matière de santé et sécurité ainsi que leurs règlements internes, ce qui permettra d’accélérer le processus de préparation des stagiaires.

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Offre de stage

Les organismes d’accueil qui souhaitent offrir un stage aux étudiantes et aux étudiants de l’Université de Hearst peuvent le faire en utilisant le formulaire d’offre de stage. Le formulaire est acheminé vers la coordination des stages qui est chargée de réviser les demandes, de les approuver et de les afficher à l’inventaire des stages du site Web de l’Université. Si l’offre est retenue, la coordination des stages communique avec l’organisme concerné pour procéder à l’entrevue de sélection. Il est à noter que les organismes d’accueil doivent soumettre leur offre de stage au minimum six semaines avant la date de début du stage de façon à respecter l’échéancier pour l’entrevue, pour la sélection des stagiaires et pour l’élaboration du contrat de stage

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Rapport d’appréciation

Le rapport d’appréciation est rempli par les responsables de la supervision de stage dans le but d’évaluer les compétences acquises par les stagiaires lors de leur expérience en milieu de travail. Ce document permet aussi de discuter des forces et des faiblesses sur le plan professionnel, identifiées chez les stagiaires, ainsi que d’offrir des pistes pour l’amélioration.

Lettre de recommandation

On encourage les employeuses et les employeurs désireux d’offrir une lettre de recommandation à leur stagiaire à le faire.

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Sondage de satisfaction

En fin de stage, un sondage de satisfaction est envoyé aux responsables académiques, aux superviseures ou aux superviseurs de stage ainsi qu’aux stagiaires afin de saluer les forces et d’offrir des suggestions d’amélioration du programme de stages de l’Université de Hearst.

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Rapport de problèmes

Lorsqu’un stage débute, on s’attend à ce que les stagiaires effectuent la totalité des heures requises. Il arrive que surgissent des problèmes qui risquent d’entrainer l’interruption du stage ou d’influencer la note de l’étudiante ou de l’étudiant. Ces problèmes peuvent s’avérer une grande source de stress. Dans ces cas, il est recommandé de solliciter de l’aide et des conseils immédiatement en remplissant le rapport de problèmes pour le soumettre à la coordination des stages.

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