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CONTEXTE

Mission de l’Université

L’Université de Hearst se définit comme un écosystème d’apprentissage francophone, à la fois innovant et engageant. Elle se veut une pépinière d’actrices, d’acteurs et de talents contribuant positivement à l’amélioration de leur milieu, dans un monde complexe où la valorisation de l’inclusion de toutes et de tous est essentielle. En ce sens, elle accorde la priorité :

  • à l’accompagnement dans le développement de chaque personne ;
  • au développement de compétences humaines et professionnelles ;
  • à une quête personnelle et collective ;
  • à la pratique d’une pensée de plus en plus indépendante.

Historique

Lors de sa fondation en 1953, l’Université de Hearst portait le nom de Séminaire de Hearst. Cette institution a été fondée par monseigneur Louis Levesque et financée par la population du diocèse de Hearst dans le but de rendre les études secondaires accessibles à la jeunesse francophone du nord-est de l’Ontario.

Le Séminaire de Hearst a été incorporé sous le nom Collège de Hearst en 1959 afin de permettre la poursuite d’études universitaires; il est devenu le Collège Universitaire de Hearst en 1972 après avoir été reconnu par la province de l’Ontario comme institution universitaire publique en 1971. Il a alors cessé d’offrir des programmes d’études secondaires puisqu’elles étaient devenues accessibles dans toute la région avec la création des écoles secondaires de langue française. En mai 2014, après plusieurs années de démarches politiques, la province a accordé son consentement au Collège de Hearst pour qu’il se présente et se fasse connaître sous le nom Université de Hearst. 

Affiliée à l’Université de Sudbury en 1957 et par la suite à l’Université Laurentienne en 1963, l’Université de Hearst offre les programmes de baccalauréat ès arts, de baccalauréat ès arts spécialisé et de baccalauréat en administration des affaires. Depuis que le premier groupe de diplômés a été promu en 1961, plus de 1 300 étudiantes et étudiants ont reçu leur grade après avoir complété leurs études à l’Université de Hearst. 

Jusqu’en 1996, il était possible de poursuivre des études à plein temps à Hearst ou à temps partiel dans toutes les communautés de la région qui va de Longlac/Geraldton jusqu’à Timmins. Depuis septembre 1996, on peut également s’inscrire à plein temps dans les programmes qu’offre l’Université de Hearst sur les campus de Kapuskasing et de Timmins. 

Fière de ses racines franco-ontariennes et consciente de son caractère unique, l’ Université de Hearst devient la première université ontarienne désignée sous la Loi sur les services en français en juillet 2013. L’Université s’engage ainsi auprès de la communauté francophone et francophile de la province à leur assurer des services dans leur langue.

En 2014, le gouvernement ontarien reconnaît à l’Université de Hearst le droit de signer sa propre entente de mandat stratégique, ce qui constitue depuis un cas unique en Ontario parmi les universités affiliées ou fédérées. Cette première entente a été un jalon important au maintien de l’autonomie financière de l’Université. Depuis ce temps, le renouvellement de ces ententes bilatérales est l’occasion pour notre établissement de faire valoir les éléments distinctifs qui le rendent si unique.

C’est également en 2014 que l’Université de Hearst actualise un profond repositionnement stratégique dont les piliers seront l’enseignement selon la formule des blocs (la clientèle ne suit dorénavant qu’un cours à la fois, modèle engageant et intense à la fois), le passage à un mode d’enseignement de plus en plus axé sur les pédagogies actives (avec entre autres la valorisation de l’apprentissage fondé sur l’expérience et l’ajout de stages obligatoires à ses programmes de formation), le virage vers des approches favorisant l’interdisciplinarité (peu importe le programme d’études, voulant favoriser ainsi une plus grande polyvalence des personnes diplômant chez nous) et l’internationalisation de notre établissement (faisant de l’ouverture sur le monde une valeur ajoutée importante à notre modèle et une invitation aux francophones de partout à venir profiter de notre signature pédagogique unique; quelques années plus tard, ils viennent d’ailleurs de plus d’une vingtaine de pays).

L’année 2021 marque une nouvelle balise de première importance dans l’histoire du développement de l’Université de Hearst. Le 3 juin, l’Assemblée législative ontarienne adopte le projet de loi 276, accordant ainsi une charte universitaire autonome à l’Université. Au terme des démarches administratives qui restent à compléter, les instances décisionnelles de l’Université de Hearst, que sont le Conseil des Gouverneures et des Gouverneurs et le Sénat, auront toute l’autorité requise non plus seulement sur nos grandes orientations stratégiques et sur nos finances, mais dorénavant aussi sur nos programmes et nos diplômes. Nous rejoignons alors le groupe de la vingtaine d’universités ontariennes qui jouissent de cette autonomie. L’Université de Hearst obtient ainsi la reconnaissance de son niveau de maturité institutionnelle, reconnaissance souhaitée depuis quelques années. Un tout nouveau chapitre s’ouvre donc à partir de maintenant et il revient à toute notre famille universitaire de contribuer à l’écrire.

 

APERÇU DU PROJET

L’Université de Hearst (UdeH) est à la recherche d’un fournisseur de services afin d’assurer la reconception d’un site Web (www.uhearst.ca), version standard et version mobile, ainsi que la création d’une image de marque. 

 

OBJECTIF DU PROJET DE CONCEPTION WEB

La reconception du site Web devra refléter l’image de l’UdeH, avoir une apparence moderne et être facile à naviguer. Entièrement francophone, le contenu du nouveau site, standard et mobile, sera tiré de la version existante (www.uhearst.ca). Les services fournis par l’entité retenue s'échelonnent d’octobre 2021 à août 2022. Au besoin, le contrat pourrait être prolongé aux mêmes conditions.

 

OBJECTIF DU PROJET DE CRÉATION D’IMAGE DE MARQUE

La création d’une image de marque propre à la l’UdeH devra refléter les valeurs de l’établissement et comment l’UdeH désire être perçue. Celle-ci sera développée de manière à donner une dimension unique et professionnelle à l’UdeH.  Pour bien cerner ce en quoi l’UdeH se démarque, la création d’un slogan, d’un logo et des armoiries feront partie du processus. Les services fournis par l’entité retenue s'échelonnent d’octobre 2021 à avril 2022. Au besoin, le contrat pourrait être prolongé aux mêmes conditions.

 

CRITÈRES OBLIGATOIRES ET ATTENTES

Le candidat doit répondre aux critères énumérés ci-dessous, sans s’y limiter, et présenter une soumission par écrit en incluant les éléments suivants : 

Critères généraux 

  • Le candidat doit être francophone. 
  • Le candidat doit posséder des connaissances notables afférentes à l’établissement.
  • Le candidat doit être doté d’une équipe d’experts solide pour assurer un service rapide et de qualité optimale. 
  • Le candidat doit fournir une preuve de détention des qualifications nécessaires pour exécuter de manière professionnelle le travail exigé. 
  • La soumission doit contenir une liste détaillée des coûts et dépenses pour l’ensemble du projet.  
  • La soumission doit indiquer le délai requis pour l’achèvement du travail, pour chacun des volets. 
  • Le candidat doit travailler de près avec l’équipe des communications et de l’UdeH. 
  • Le candidat doit posséder une assurance erreurs et omissions. 
  • Le candidat doit être disposé à fournir un service après-vente et à offrir du soutien à l’équipe des communications et suite à la remise du produit final. 

Critères relatifs à la conception de site Web 

  • Le candidat doit fournir un portfolio présentant des exemples de sites Web conçus. 
  • Le candidat doit fournir trois références relatives à la conception Web.  
  • Le candidat doit mettre en place le serveur en ligne, migrer la totalité du site et de la base de données, tester et déboguer le nouveau site Web de l’UdeH. 
  • Le candidat doit mettre en place le service d’analyse Google Analytics. 
  • Le candidat doit posséder un logiciel de création de site Web simple à utiliser et permettant d’atteindre des résultats professionnels. 
  • Le candidat doit être disposé à offrir des ateliers de formation afin que l’équipe de l’UdeH puisse assurer l’entretien et la mise à jour du site Web. 
  • Le candidat doit donner un accès illimité au logiciel de création de site Web à l’Université de Hearst et donner un accès limité au logiciel à certains membres du personnel de l’UdeH.
  • Le candidat doit coordonner le retrait de tous les sites Web indépendants, c’est-à-dire les sites Web de certains centres de  services de l’UdeH, pour uniformiser la présence en ligne de l’UdeH 
  • Le candidat doit déterminer, créer et gérer toutes les coordonnées de chaque campus de l’UdeH afin qu’elles figurent dans Google Business. 

Critères relatifs à la création d’une image de marque 

  • Le candidat doit fournir des exemples de travaux relatifs à la création d’image de marque d’entreprises. 
  • Le candidat doit créer un guide d’utilisation de l’image de marque à remettre à l’équipe des communications pour la production de tout matériel publicitaire. 
  • Le candidat doit développer un manuel de normes de profils Facebook pour assurer une continuité de l’image de marque, qui  inclut des protocoles avec des exemples relatifs aux incidents à effets négatifs. 

REMARQUE : Aucune rémunération ne sera accordée pour couvrir les coûts rattachés à la préparation de cette soumission.  

 

RECHERCHE QUALITATIVE

Il est à noter qu’une recherche qualitative fut effectuée sous forme de groupes de discussions auprès de neuf (9) différents groupes avec les objectifs suivants : 

  1. Avoir une bonne idée des problématiques liées à notre marque ;
  2. Déterminer de quelles façons l’UdeH est perçue par les différents publics. 

Les groupes de discussion ont eu lieu entre le 16 avril et le 23 juin 2021 dernier auprès des groupes suivants : 

  • Groupe 1 : Étudiants canadiens actuels 
  • Groupe 2 : Étudiants internationaux actuels 
  • Groupe 3 : Parents de nos étudiants canadiens actuels 
  • Groupe 4 : Anciens étudiants de l’Université de Hearst 
  • Groupe 5 : Professeurs de l’Université de Hearst
  • Groupe 6 : Personnel administratif
  • Groupe 7 : Agents en Afrique 
  • Groupe 8 : Orienteurs et enseignants des écoles secondaires 
  • Groupe 9 : Étudiants d’écoles secondaires 

Celle-ci sera mise à la disposition du candidat choisi lors de l’attribution du contrat.

 

ÉCHÉANCIER DU PROJET

Publication de la demande de propositions

3 septembre 2021

Date de tombée pour la réception des soumissions 

30 septembre 2021

Annonce de l’attribution du contrat 

15 octobre 2021

Date de tombée pour la création de l’image de marque 

avril 2022

Date de tombée pour la conception du site Web 

août 2022

Les soumissions doivent être présentées à l’attention de Lysann Boisvert, directrice des communications et des liaisons, comme suit et conformément à l’échéancier figurant ci-dessus :  

Par la poste : 

Université de Hearst

Conception Web et image de marque 

60, 9e rue, sac postal 580

Hearst (ON) P0L 1N0

Ou par courriel : 

lysann_boisvert@uhearst.ca

 

ÉVALUATION DES SOUMISSIONS ET TRANSPARENCE DU PROCESSUS DE SÉLECTION

L’évaluation sera basée conformément aux produits et services livrables, aux critères et aux besoins spécifiques de l’UdeH. Bien que les coûts soient l’un des facteurs qui seront pris en compte, ceux-ci ne seront pas déterminants en termes de sélection. L’UdeH n’est nullement tenue d’accepter la soumission avec le barème de frais proposé le plus bas. 

L’UdeH se réserve le droit de : 

  • Accepter toute soumission, en entier ou en partie, à sa seule et entière discrétion; 
  • Rejeter une ou toutes les soumissions à sa seule et entière discrétion; 
  • Renoncer à toute formalité et accepter les soumissions qui sont en grande partie conformes aux exigences de la présente demande de propositions.
  • La CPA doit, à sa seule et absolue discrétion, déterminer si une soumission est conforme à la présente  demande de propositions; 
  • Annuler cette demande de propositions en tout temps et/ou émettre une nouvelle demande de propositions pour des services  identiques ou substantiellement similaires; et 
  • Participer à des négociations avec un ou plusieurs candidats. 

 

ERREURS ET OMISSIONS

En soumettant une soumission en réponse à la présente demande de propositions, chaque candidat déclare avoir entièrement lu et compris toutes les modalités et conditions. Il incombe au candidat d’obtenir des clarifications sur toute question qu’il considère comme  ambiguë ou peu claire avant de soumettre une soumission. 

L’UdeH n’assume aucune obligation ni responsabilité pour toute erreur ou omission dans la présente demande de propositions. Il incombe au candidat de s’assurer qu’il a obtenu toutes les informations nécessaires pour se conformer aux exigences de cette demande de propositions. 

 

LIMITATION DE RESPONSABILITÉS

Il est convenu et compris que cette demande de propositions ne vise pas à constituer un processus d’appel d’offres officiel ni à créer une relation contractuelle entre l’UdeH et un candidat. L’UdeH ne sera pas responsable des coûts, dépenses, pertes et/ou dommages subis directement ou indirectement par un candidat ou un tiers relativement à la présente demande de propositions. 

Sauf dans les cas expressément et spécifiquement autorisés aux présentes, aucun candidat ne pourra réclamer une compensation de quelque nature que ce soit en raison de sa participation à la présente demande de propositions et, en soumettant une soumission, chaque candidat sera réputé avoir convenu qu’il n’a aucune réclamation. 

 

CONFIDENTIALITÉ

Toutes les communications, toutes les informations et tous les documents fournis à l’UdeH en relation avec ou découlant de cette demande de propositions deviendront la propriété de l’UdeH. 

Toutes correspondances, information et documentation fournies au comité d’examen par un candidat, relativement à la présente demande de propositions ou découlant de celle-ci, et toute soumission deviendront la propriété du comité d’examen et, à ce titre, sont assujetties  à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIPVP) [...] et peuvent être divulguées en vertu de la Loi.  Le nom du candidat, au minimum, doit être rendu public sur demande. 

Étant donné la LAIPVP, il est conseillé aux candidats d’indiquer dans leur soumission tout renseignement confidentiel d’ordre scientifique, technique, commercial, exclusif ou similaire dont la divulgation pourrait leur causer un préjudice. 

Toute information contenue dans les soumissions des candidats n’étant pas spécifiquement identifiée comme confidentielle pourrait être  traitée comme de l’information publique. 

Toute correspondance, information et documentation fournies au comité d’examen peuvent être reproduites aux fins de l’évaluation de  la soumission du candidat. 

Remarques : Les documents fournis en réponse à la présente demande de propositions deviennent un dossier du comité d’examen et  sont assujettis à la LAIPVP. Le comité d’examen est d’avis que ces documents ne sont pas fournis à titre confidentiel et font partie des  documents rendus généralement accessibles sur demande au public. Si vous avez des questions concernant la politique de confidentialité, veuillez communiquer avec Lysann Boisvert au 705 362-3022 ou à l’adresse lysann_boisvert@uhearst.ca

 

PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS

La date de tombée pour la réception des soumissions est le jeudi 30 septembre, à 16 h. Les soumissions doivent être présentées :  

Par la poste : 

Université de Hearst

Conception Web et image de marque 

60, 9e rue, sac postal 580

(Hearst, ON) P0L 1N0

Ou par courriel : 

lysann_boisvert@uhearst.ca

Les soumissions reçues après la date et l’heure de tombée mentionnées ci-dessus ne seront pas prises en considération et seront retournées au candidat sans avoir été ouvertes. 

Il incombe aux candidats de s’assurer que les soumissions soient livrées avant la date et l’heure de tombée. Les retards causés par un service de livraison, y compris Postes Canada, ou par des serveurs de messagerie électronique ne justifient pas une prolongation de la date de tombée.

Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique; ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin.